X

Ini Dia Beberapa Cara Menulis Invoice Dengan Baik dan Benar

Photo of author
Written By Nando

Artikel ini akan membahas tentang Ini Dia Beberapa Cara Menulis Invoice Dengan Baik dan Benar

FIXIONER – Bagaimana cara menulis invoice yang baik agar pelanggan dapat membayar tepat waktu? Simak tips berikut ini! Invoice merupakan bukti transaksi yang akan mempengaruhi laporan keuangan Anda. Jadi setelah menyelesaikan pemesanan dan mengirimkan barang atau jasa, Anda harus segera mengirimkan invoice sebagai tanda terima tagihan atau invoice.

Dengan begitu, ketika Anda mendapat pembayaran, Anda bisa memasukkannya sebagai pendapatan di laporan keuangan Anda. Namun perlu juga diperhatikan contoh invoice, biasanya jangka waktunya bermacam-macam, mulai dari harian, mingguan hingga bulanan dimana Anda harus menunggu pembayaran selama jangka waktu perjanjian atau perjanjian.

Adanya jangka waktu pada invoice ini bisa menjadi masalah ya, jangka waktu yang terlalu lama tentu akan mengganggu arus kas perusahaan yang tercatat di laporan kas Anda. Apalagi jika konsumen atau pelanggan tidak membayar tepat waktu, terlambat, atau bahkan menghilang. Untuk menghindarinya, berikut Cara Menulis Invoice yang efektif agar pelanggan membayar tepat waktu.

Beberapa Cara Menulis Invoice

Menulis Invoice Secara Jelas

Untuk memudahkan pelanggan atau konsumen dalam membaca invoice, pastikan Anda menulis atau membuat format invoice yang jelas. Catat tempat dan tanggal terjadinya transaksi sehingga nantinya dapat mempermudah proses pembukuan, pelanggan juga dapat mengetahui riwayat transaksinya dengan lebih mudah.

Selain tanggal transaksi, ada beberapa tanggal yang juga perlu Anda perhatikan pada invoice, seperti tanggal penerbitan invoice, tanggal durasi pemberian layanan berlangganan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Jangan lupa nomor invoice untuk memudahkan pengarsipan riwayat transaksi pembayaran dan pembelian Anda.

Perhatikan Jangka Waktu Saat Menulis Invoice

Salah satu masalah pada invoice adalah jika pelanggan Anda terlambat melakukan pembayaran. Oleh karena itu, jangan lupa untuk memperhatikan jangka waktu yang diberikan. Untuk menghindari keterlambatan pembayaran, Anda dapat menulis jangka waktu yang lebih pendek dari yang diharapkan. Misalnya jangka waktu yang diinginkan adalah 30 hari, jadi jangan tulis 30 hari di invoice tapi tulis 25 hari atau berapa pun kurang dari 30 hari.

Selain itu, Anda juga bisa memberikan sanksi kepada pelanggan jika membayar tagihan melebihi tanggal jatuh tempo. Kebijakan ini bertujuan untuk menghindari pelanggan terlambat membayar tagihan dan agar arus kas perusahaan berjalan normal. Beberapa perusahaan mengenakan denda kepada konsumen yang terlambat membayar. 

Anda dapat membuat kebijakan atau ketentuan pembayaran piutang, sehingga dapat mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang. Dengan mengaktifkan fitur Invoice Reminder, pelanggan secara otomatis akan menerima email berisi invoice penjualan yang telah jatuh tempo atau sudah jatuh tempo.

Berikan Pilihan Metode Pembayaran

Tips ketiga yang perlu Anda perhatikan adalah mengenai metode pembayaran yang Anda tawarkan kepada pelanggan. Sebab, metode pembayaran mempengaruhi lunas tidaknya invoice yang Anda berikan. Untuk itu sediakanlah metode pembayaran yang memudahkan pelanggan Anda, misalnya internet banking atau apapun, dimana mereka bisa melakukan pembayaran dimana saja dan kapan saja.

Ada banyak pilihan pembayaran saat ini. Tentu saja hal ini akan memudahkan konsumen dalam membayar tagihan dengan lancar. Dengan mengaktifkan aplikasi, Anda dapat memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran.

Dimana pelanggan dapat memilih 2 metode yang dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun yaitu Virtual Account dan Kartu Kredit. Anda juga akan mendapatkan notifikasi ketika pelanggan berhasil melakukan pembayaran, sehingga Anda dapat menghemat waktu dalam proses pengecekan.

Mengirim Invoice Dengan Benar

Agar pembayaran invoice dapat terbayar, Anda juga perlu memastikan bahwa invoice yang benar dikirimkan ke pelanggan Anda. Hal ini akan berdampak besar pada perusahaan besar yang memiliki karyawan dengan tugas tertentu.

Misalnya, Anda tidak boleh melakukan kesalahan dengan mengirimkan invoice kepada seseorang yang tidak menangani masalah pembayaran. Dikhawatirkan dia lupa karena itu bukan tugasnya, alhasil invoice Anda tidak diproses. Jadi pastikan informasi pelanggan yang akan Anda kirim atau berikan invoice sudah benar.

Jangan Menunggu

Jangan menunggu. Artinya ketika Anda sudah mengirimkan barang atau jasa yang diminta konsumen, segera kirimkan atau berikan invoice penagihan.

Karena kalau kamu yang terlambat atau lupa, berarti kamu salah. Oleh karena itu, pengiriman invoice dengan segera dapat mengurangi risiko pelanggan atau konsumen terlambat membayar. Disarankan untuk segera memberikan invoice agar proses pembayaran lancar dan tidak terlambat.

Kirimkan Notifikasi Atau Pemberitahuan

Tips terakhir agar invoice efektif adalah Anda perlu mengirimkan semacam notifikasi ketika tanggal jatuh tempo tiba. Sehingga pelanggan yang lupa atau sibuk akan mempersiapkan pembayaran invoice dengan benar.

Notifikasi ini bisa Anda kirimkan secara otomatis melalui email, sehingga tidak perlu repot mengeluarkan tenaga atau uang. Jika tanggal jatuh tempo semakin dekat atau mulai terlambat, Anda dapat mengambil melalui telepon. Pastikan Anda menghubungi bagian yang tepat yaitu bagian yang menangani keuangan.

Demikian ulasan artikel tentang Wah Ini Dia Beberapa Cara Menulis Invoice Dengan Baik Dan Benar seperti yang dilansir sbobet. Semoga bermanfaat.

Ikuti Fixioner di Google News

Dapatkan informasi teknologi aktual dengan mengikuti Fixioner.com di Google News.


Artikel Terkait

Tinggalkan komentar

Ikuti Fixioner di Google News

Dapatkan informasi teknologi aktual dengan mengikuti Fixioner.com di Google News.