Operator Arsip: Pengertian, Tugas, dan Kisaran Gajinya

Pengertian Operator Arsip

Operator arsip adalah profesi yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan perawatan dokumen-dokumen penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Mereka memastikan bahwa arsip terorganisir dengan baik, mudah diakses, dan terlindungi dari kerusakan atau kehilangan.

Lebih dari sekadar menyimpan dokumen, Operator Arsip berperan krusial dalam menjaga integritas informasi perusahaan. Keakuratan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip berdampak langsung pada kinerja operasional perusahaan.

Untuk menjadi Operator Arsip, Anda perlu memiliki kemampuan dalam mengelola dokumen secara sistematis dan teliti, serta memiliki pemahaman yang baik tentang sistem penyimpanan arsip, baik secara manual maupun digital.

Tugas Operator Arsip

Jobdesk umum Operator Arsip mencakup berbagai tugas penting. Untuk lebih lengkapnya, simak uraian berikut:

1. Menerima, menyortir, dan mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan sistem penamaan dan pengarsipan yang telah ditetapkan.
2. Menginput data dokumen ke dalam sistem database atau perangkat lunak pengelolaan arsip.
3. Menyimpan dokumen fisik ke dalam lemari arsip atau tempat penyimpanan lainnya sesuai dengan prosedur yang berlaku.
4. Mencari dan mengambil dokumen yang diminta oleh pihak yang berwenang.
5. Memeriksa kondisi fisik dokumen dan melakukan tindakan perawatan jika diperlukan (misalnya, laminating, perbaikan dokumen yang rusak).
6. Melakukan penghancuran dokumen yang sudah kadaluarsa atau tidak diperlukan lagi sesuai dengan kebijakan perusahaan.
7. Membuat laporan periodik mengenai aktivitas pengarsipan dan kondisi arsip.
8. Membantu dalam proses audit arsip.
9. Menjaga kerahasiaan dokumen yang diakses dan disimpan.
10. Melakukan perawatan dan pemeliharaan peralatan dan sistem pengarsipan.

JOBDESK: Supervisor Operasi

Skill yang Harus Dimiliki Operator Arsip

Kemampuan-kemampuan tertentu sangat penting bagi seorang Operator Arsip agar dapat menjalankan tugasnya dengan efektif dan efisien. Kuasai skill-skill berikut jika Anda ingin sukses di bidang ini:

1. Kemampuan Organisasi dan Manajemen

Operator Arsip harus memiliki kemampuan organisasi yang kuat untuk mengatur dan mengklasifikasikan dokumen dengan sistematis. Ini termasuk kemampuan untuk membuat sistem penamaan file yang konsisten dan mudah dipahami, serta mengatur arsip secara fisik maupun digital.

Latih kemampuan ini dengan sering berlatih mengorganisir dokumen, baik di rumah maupun di lingkungan kerja Anda. Manfaatkan berbagai tools manajemen file digital untuk mengasah skill ini.

2. Keahlian Teknis Pengarsipan

Penguasaan berbagai teknik pengarsipan, baik manual maupun digital, sangat penting. Ini mencakup pemahaman tentang berbagai jenis sistem pengarsipan, seperti alfanumerik, geografis, atau kronologis. Kemampuan mengoperasikan software pengarsipan juga dibutuhkan.

Ikuti pelatihan atau workshop tentang pengelolaan arsip dan manfaatkan tutorial online untuk mempelajari berbagai perangkat lunak pengarsipan.

3. Ketelitian dan Kemampuan Fokus

Ketelitian sangat krusial dalam pekerjaan ini. Sebuah kesalahan kecil dalam mengklasifikasikan atau menyimpan dokumen dapat berdampak besar. Konsentrasi tinggi diperlukan untuk menghindari kesalahan dan memastikan semua dokumen terkelola dengan benar.

Latih ketelitian Anda dengan melakukan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi, seperti membaca dan mengoreksi tulisan, dan berlatih teknik relaksasi untuk meningkatkan fokus.

4. Keterampilan Administrasi

Kemampuan administrasi yang baik, termasuk kemampuan dalam membuat laporan, mencatat data, dan mengelola administrasi, sangat dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan Operator Arsip.

Pelajari software administrasi umum dan ikuti pelatihan singkat tentang administrasi perkantoran.

5. Keterampilan Komunikasi

Meskipun terlihat administratif, komunikasi yang baik sangat penting. Operator arsip harus mampu berkomunikasi secara efektif dengan berbagai pihak, baik dalam memberikan informasi tentang lokasi dokumen maupun dalam menjelaskan prosedur pengarsipan.

Tingkatkan keterampilan komunikasi verbal dan tertulis Anda dengan aktif berpartisipasi dalam diskusi dan menulis laporan secara rutin.

6. Pengetahuan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Di era digital, pengetahuan tentang SIM, khususnya yang terkait dengan pengelolaan data dan arsip digital, semakin penting. Ini termasuk kemampuan untuk menggunakan software database dan sistem informasi manajemen arsip.

Ikuti pelatihan atau kursus terkait SIM dan pelajari berbagai software database yang umum digunakan.

Kualifikasi Profesi Operator Arsip

Berikut kualifikasi umum yang biasanya dibutuhkan untuk posisi Operator Arsip:

• Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat.
• Menguasai program komputer MS Office (Word, Excel).
• Teliti, rapi, dan bertanggung jawab.
• Memiliki kemampuan organisasi yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun tim.
• Bersedia bekerja keras dan tekun.
• Diutamakan yang memiliki pengalaman di bidang administrasi atau pengarsipan.
• Memahami sistem pengarsipan, baik manual maupun digital.

Kisaran Nominal Gaji Operator Arsip di Indonesia

Gaji Operator Arsip di Indonesia bervariasi tergantung pada beberapa faktor, termasuk lokasi geografis, pengalaman kerja, ukuran perusahaan, dan kualifikasi pendidikan.

Secara umum, kisaran gaji Operator Arsip bisa berkisar antara Rp 3.000.000 hingga Rp 6.000.000 per bulan. Namun, angka ini hanyalah estimasi dan bisa lebih tinggi atau lebih rendah tergantung faktor-faktor yang telah disebutkan di atas.

Untuk informasi gaji yang lebih akurat, Anda bisa mencari informasi lowongan pekerjaan Operator Arsip di situs-situs pencarian kerja online seperti Jobstreet, Indeed, atau LinkedIn.

Mengenal Profesi Sejenis dari Operator Arsip

Selain Operator Arsip, ada beberapa profesi sejenis yang memiliki kesamaan tugas dan tanggung jawab. Berikut beberapa diantaranya:

• Admin Perkantoran: Bertanggung jawab atas tugas-tugas administrasi umum, termasuk pengarsipan.
• Sekretaris: Memiliki tugas administrasi yang lebih luas, termasuk mengelola arsip.
• Pustakawan: Mengelola dan mengarsipkan koleksi buku dan dokumen di perpustakaan.
• Kurator Arsip: Bertanggung jawab atas perawatan dan pengawetan arsip yang bernilai sejarah.
• Data Entry Operator: Memasukkan data ke dalam sistem komputer, termasuk data dari dokumen arsip.