Operator Call: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawabnya

Pengertian Operator Call

Operator Call adalah profesi yang bertanggung jawab untuk menangani panggilan telepon masuk dan keluar dari suatu perusahaan atau organisasi. Mereka bertindak sebagai perantara antara perusahaan dan pelanggan, menangani berbagai pertanyaan, keluhan, permintaan informasi, dan masalah teknis.

Secara sederhana, mereka adalah ujung tombak komunikasi perusahaan dengan kliennya. Keberhasilan perusahaan dalam memberikan pelayanan pelanggan yang baik seringkali bergantung pada kinerja para Operator Call yang profesional dan ramah.

Untuk menjadi Operator Call yang handal, dibutuhkan kesabaran, kemampuan komunikasi yang baik, dan penguasaan teknologi komunikasi yang memadai.

Tugas Operator Call

Jobdesk Operator Call umumnya cukup beragam, tergantung pada jenis perusahaan dan industri tempat mereka bekerja. Namun, ada beberapa tugas umum yang biasanya dilakukan.

Agar Anda lebih memahami seluk-beluk tugas Operator Call, perhatikan uraian lengkapnya di bawah ini:

1. Menerima dan menjawab panggilan telepon masuk dari pelanggan.
2. Memberikan informasi yang akurat dan relevan kepada pelanggan sesuai dengan kebutuhan mereka.
3. Menangani keluhan dan pertanyaan pelanggan dengan sabar dan profesional, mencari solusi terbaik atas permasalahan yang dihadapi pelanggan.
4. Mengalihkan panggilan telepon ke bagian atau departemen yang tepat sesuai dengan permasalahan pelanggan.
5. Mencatat data pelanggan dan detail percakapan untuk keperluan pelaporan dan evaluasi.
6. Memproses pesanan, permintaan, atau transaksi melalui telepon.
7. Memberikan dukungan teknis dasar kepada pelanggan yang mengalami masalah teknis dengan produk atau layanan perusahaan.
8. Menindaklanjuti panggilan telepon yang belum terselesaikan.
9. Memelihara database pelanggan dan memastikan data pelanggan selalu terupdate.
10. Mematuhi prosedur dan standar operasional yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

JOBDESK: Supervisor Lingkungan

Skill yang Harus Dimiliki Operator Call

Skill yang mumpuni sangat penting untuk sukses dalam profesi Operator Call. Kemampuan ini akan membantu Anda memberikan layanan pelanggan yang terbaik dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Kuasai skill-skill berikut ini jika Anda ingin menjadi Operator Call yang sukses:

1. Komunikasi Verbal yang Baik

Kemampuan berkomunikasi secara lisan sangat krusial. Anda harus bisa menyampaikan informasi dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Latih kemampuan berbicara dengan intonasi yang ramah, jelas, dan mudah dimengerti.

Cobalah untuk berlatih berbicara di depan cermin atau merekam suara Anda sendiri untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kekurangan.

2. Kemampuan Mendengarkan yang Aktif

Mendengarkan dengan aktif berarti lebih dari sekedar mendengar. Anda harus memahami poin penting dari apa yang dikatakan pelanggan, menangkap emosi dan kebutuhan mereka.

Berlatihlah untuk benar-benar fokus pada pembicara dan ajukan pertanyaan klarifikasi jika diperlukan. Tunjukkan empati dan pemahaman terhadap perasaan pelanggan.

3. Pemecahan Masalah

Operator Call seringkali berhadapan dengan berbagai permasalahan pelanggan. Anda harus mampu berpikir cepat dan efektif untuk menemukan solusi yang tepat.

Latih kemampuan berpikir kritis dan analitis Anda. Pelajari berbagai teknik pemecahan masalah dan berlatih menerapkannya dalam situasi simulasi.

4. Pengelolaan Waktu yang Baik

Operator Call seringkali harus menangani beberapa panggilan telepon sekaligus atau mengerjakan beberapa tugas dalam waktu yang bersamaan. Kemampuan untuk mengelola waktu secara efektif sangat penting.

Pelajari teknik-teknik manajemen waktu, seperti prioritas tugas, penjadwalan, dan penggunaan alat bantu manajemen waktu.

5. Kemampuan Mengoperasikan Komputer dan Perangkat Lunak

Biasanya Operator Call perlu mengoperasikan komputer dan berbagai perangkat lunak untuk mengakses informasi pelanggan, mencatat data, dan menjalankan tugas-tugas administrasi.

Tingkatkan kemampuan Anda dalam mengoperasikan komputer dan berbagai perangkat lunak yang relevan dengan pekerjaan Operator Call. Ikuti pelatihan atau kursus jika diperlukan.

6. Kemampuan Mengetik Cepat dan Akurat

Kecepatan dan keakuratan mengetik sangat penting untuk mencatat data pelanggan dan detail percakapan dengan efisien.

Latih kecepatan dan keakuratan mengetik Anda melalui latihan online atau aplikasi pengetikan.

7. Pengetahuan Produk/Layanan Perusahaan

Untuk memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan, Anda harus memahami seluk-beluk produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan Anda.

Pelajari secara detail produk dan layanan perusahaan. Jangan ragu untuk bertanya kepada supervisor atau rekan kerja jika Anda memiliki pertanyaan.

8. Kemampuan Beradaptasi dan Belajar Cepat

Industri dan teknologi selalu berubah. Anda harus mampu beradaptasi dengan perubahan dan belajar hal-hal baru dengan cepat.

Teruslah belajar dan mengikuti perkembangan teknologi dan tren industri. Ikuti pelatihan atau seminar untuk meningkatkan pengetahuan dan skill Anda.

Kualifikasi Profesi Operator Call

Untuk menjadi Operator Call, ada beberapa kualifikasi umum yang perlu Anda penuhi:

• Minimal lulusan SMA/SMK atau sederajat.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan.
• Mampu bekerja di bawah tekanan dan dalam tim.
• Memiliki kemampuan problem-solving yang baik.
• Teliti, jujur, dan bertanggung jawab.
• Menguasai komputer dan Microsoft Office (minimal Word dan Excel).
• Memiliki suara yang jelas dan intonasi yang ramah.
• Bersedia bekerja shift (jika dibutuhkan).
• Bersedia mengikuti pelatihan yang diberikan oleh perusahaan.

Kisaran Nominal Gaji Operator Call di Indonesia

Gaji Operator Call di Indonesia bervariasi tergantung beberapa faktor, seperti lokasi, perusahaan, pengalaman, dan kemampuan. Secara umum, gaji Operator Call entry-level berkisar antara Rp 3.000.000 hingga Rp 5.000.000 per bulan. Namun, angka ini bisa lebih tinggi bagi mereka yang memiliki pengalaman dan skill yang lebih baik, atau bekerja di perusahaan besar dan di kota-kota besar.

Faktor-faktor seperti jenjang karier, kinerja individu, serta bonus dan insentif juga berpengaruh terhadap total pendapatan. Perusahaan yang berbeda juga menerapkan sistem penggajian yang berbeda, termasuk benefit tambahan seperti asuransi kesehatan atau tunjangan lainnya.

Perlu diingat, angka yang disebutkan di atas hanyalah estimasi. Untuk informasi yang lebih akurat dan detail, sebaiknya Anda mengecek informasi lowongan pekerjaan di situs-situs pencari kerja online atau langsung menghubungi perusahaan yang Anda minati.

Mengenal Profesi Sejenis dari Operator Call

Selain Operator Call, terdapat beberapa profesi sejenis yang mungkin menarik bagi Anda, antara lain:

• Customer Service Representative: Bertanggung jawab untuk menangani pertanyaan, keluhan, dan masalah pelanggan melalui berbagai saluran komunikasi, termasuk telepon, email, dan media sosial.
• Telemarketer: Melakukan panggilan telepon kepada calon pelanggan untuk menawarkan produk atau layanan perusahaan.
• Technical Support Representative: Memberikan bantuan teknis kepada pelanggan yang mengalami masalah dengan produk atau layanan perusahaan.
• Help Desk Agent: Memberikan dukungan dan solusi untuk masalah teknis pengguna perangkat lunak, perangkat keras, atau sistem lainnya.
• Receptionist: Menangani panggilan telepon, menerima tamu, dan melakukan tugas-tugas administrasi lainnya di kantor.