Purchasing Staff: Pengertian, Tugas, dan Gaji di Indonesia

Pengertian Purchasing Staff

Purchasing Staff, atau sering disebut juga sebagai staf pembelian, adalah profesi yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mereka bertindak sebagai jembatan antara perusahaan dan pemasok, memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan sesuai dengan kebutuhan.

Lebih dari sekadar membeli barang, Purchasing Staff juga bertugas merencanakan, menegosiasikan, dan mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari pencarian pemasok hingga penerimaan barang. Keahlian dalam bernegosiasi dan pengelolaan keuangan sangat penting dalam peran ini.

Untuk menjadi Purchasing Staff, Anda membutuhkan kombinasi keahlian teknis dan interpersonal yang kuat. Kemampuan analitis, kemampuan komunikasi yang baik, dan pemahaman yang mendalam tentang pasar sangatlah dibutuhkan.

Tugas Purchasing Staff

Jobdesk umum Purchasing Staff mencakup berbagai tugas penting yang menjamin kelancaran operasional perusahaan. Namun, detail tugas bisa bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis perusahaan.

Agar lebih lengkap, berikut ini beberapa tugas utama Purchasing Staff:

1. Merencanakan kebutuhan barang dan jasa perusahaan berdasarkan permintaan departemen terkait.
2. Mencari dan mengevaluasi potensi pemasok berdasarkan kualitas, harga, dan reputasi.
3. Menegosiasikan harga dan kontrak pembelian dengan pemasok.
4. Memonitor ketersediaan stok barang dan memastikan pasokan berjalan lancar.
5. Melakukan proses pengadaan, termasuk penerbitan Purchase Order (PO) dan pengurusan dokumen terkait.
6. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja pemasok.
7. Mengelola hubungan dengan pemasok untuk memastikan kerjasama yang berkelanjutan.
8. Membuat laporan pengadaan dan analisis data pembelian.
9. Mencari solusi atas kendala pengadaan dan permasalahan yang muncul.
10. Mematuhi peraturan dan prosedur pengadaan yang berlaku di perusahaan.

JOBDESK: Pengawas Proyek

Skill yang Harus Dimiliki Purchasing Staff

Menguasai skill-skill berikut ini sangat penting bagi perusahaan dan akan sangat menguntungkan Anda untuk bersaing dalam dunia kerja sebagai Purchasing Staff. Kuasai skill-skill ini dan raih kesuksesan karir Anda!

1. Negosiasi

Kemampuan negosiasi yang handal sangat penting untuk mendapatkan harga terbaik dan kondisi pembelian yang menguntungkan perusahaan. Latih kemampuan ini melalui simulasi negosiasi atau mengikuti pelatihan khusus.

Anda perlu mempelajari berbagai teknik negosiasi, mulai dari persiapan yang matang hingga kemampuan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

2. Pengelolaan Keuangan

Purchasing Staff harus mampu mengelola anggaran pengadaan dan memastikan efisiensi penggunaan dana perusahaan. Penguasaan prinsip-prinsip akuntansi dasar dan analisis keuangan sangatlah penting.

Pelajari software akuntansi dan analisis data keuangan untuk meningkatkan kemampuan Anda dalam mengelola anggaran pengadaan.

3. Manajemen Risiko

Memahami dan mengelola risiko dalam proses pengadaan sangat krusial untuk mencegah kerugian bagi perusahaan. Identifikasi potensi risiko dan kembangkan strategi mitigasi yang efektif.

Tingkatkan kemampuan analisis risiko Anda dengan mempelajari berbagai metode manajemen risiko dan kasus-kasus nyata dalam pengadaan.

4. Komunikasi

Komunikasi yang efektif diperlukan untuk berinteraksi dengan berbagai pihak, mulai dari internal perusahaan hingga pemasok eksternal. Kemampuan berkomunikasi secara lisan maupun tertulis sangat penting.

Latih kemampuan komunikasi Anda melalui presentasi, menulis laporan, dan berlatih berkomunikasi secara efektif dalam berbagai situasi.

5. Penggunaan Software dan Teknologi

Keahlian dalam menggunakan software pengadaan, sistem ERP, dan aplikasi pendukung lainnya sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi kerja. Kemampuan beradaptasi dengan teknologi baru juga sangat penting.

Ikuti pelatihan atau workshop untuk menguasai software dan teknologi yang relevan dengan pekerjaan Purchasing Staff.

6. Pemahaman Pasar

Mengetahui tren pasar, harga bahan baku, dan persaingan antar pemasok sangat penting untuk mengambil keputusan yang tepat dalam pengadaan. Lakukan riset pasar secara teratur dan analisis informasi yang relevan.

Rajin membaca berita ekonomi, laporan industri, dan mengikuti perkembangan pasar akan membantu meningkatkan pemahaman Anda.

Kualifikasi Profesi Purchasing Staff

Untuk menjadi seorang Purchasing Staff, ada beberapa kualifikasi umum yang perlu dipenuhi. Berikut beberapa di antaranya:

• Pendidikan minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1), lebih disukai dari bidang Manajemen, Teknik Industri, atau Ekonomi.
• Pengalaman kerja di bidang pengadaan (diutamakan).
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Kemampuan berbahasa Inggris (minimal pasif).
• Teliti, bertanggung jawab, dan memiliki integritas tinggi.
• Kemampuan bekerja secara individu maupun tim.

Kisaran Nominal Gaji Purchasing Staff di Indonesia

Gaji Purchasing Staff di Indonesia bervariasi tergantung beberapa faktor, seperti pengalaman kerja, keahlian, lokasi perusahaan, dan ukuran perusahaan. Secara umum, gaji awal seorang Purchasing Staff bisa berkisar antara Rp 4.000.000 hingga Rp 7.000.000 per bulan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi gaji antara lain tingkat pendidikan, pengalaman kerja, ukuran perusahaan (perusahaan besar cenderung menawarkan gaji lebih tinggi), lokasi geografis (kota besar biasanya menawarkan gaji lebih tinggi), serta kemampuan dan keahlian spesifik yang dimiliki.

Angka-angka di atas hanyalah estimasi. Untuk informasi gaji yang lebih akurat, Anda dapat mencari informasi melalui situs-situs pencari kerja online, platform linkedin, atau bertanya langsung pada perusahaan yang Anda tuju.

Mengenal Profesi Sejenis dari Purchasing Staff

Selain Purchasing Staff, terdapat beberapa profesi sejenis yang juga terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa. Memahami profesi-profesi ini akan memberikan pemahaman yang lebih luas tentang dunia pengadaan.

• Procurement Officer: Bertanggung jawab atas strategi pengadaan jangka panjang dan pengelolaan kontrak dengan pemasok.
• Supply Chain Manager: Mengelola seluruh rantai pasokan, termasuk pengadaan, produksi, dan distribusi.
• Logistics Officer: Mengelola proses pengiriman dan penerimaan barang.
• Inventory Controller: Mengelola persediaan barang di gudang.
• Buyer: Fokus pada negosiasi harga dan pembelian barang tertentu.

JOBDESK: Supervisor Lingkungan

Kesimpulan

Menjadi Purchasing Staff membutuhkan lebih dari sekadar kemampuan membeli barang. Ini adalah profesi yang menuntut keahlian dan keterampilan yang beragam, mulai dari negosiasi hingga manajemen risiko. Dengan penguasaan skill yang tepat dan pemahaman yang baik tentang tugas dan tanggung jawab, Anda dapat sukses berkarier di bidang ini.

Semoga artikel ini memberikan wawasan berharga bagi Anda yang ingin berkarier sebagai Purchasing Staff atau sekadar ingin memahami seluk-beluk profesi ini. Semoga informasi yang telah disajikan dapat membantu Anda dalam merencanakan langkah karir selanjutnya. Selamat berkarya!