Staf Dokumentasi: Pengertian, Tugas, dan Kisaran Gajinya

Pengertian Staf Dokumentasi

Staf Dokumentasi adalah profesi yang bertanggung jawab atas pengelolaan, pengarsipan, dan penyebaran informasi dalam bentuk dokumen. Mereka memastikan dokumen penting terorganisir dengan baik, mudah diakses, dan terlindungi dari kerusakan atau kehilangan. Lebih dari sekadar penata arsip, Staf Dokumentasi juga berperan dalam menjaga integritas dan keakuratan informasi.

Pekerjaan ini melibatkan berbagai macam tugas, mulai dari pengindeksan dan klasifikasi dokumen hingga pengelolaan sistem penyimpanan digital. Seorang Staf Dokumentasi yang handal mampu mengelola volume dokumen yang besar dengan efisien dan efektif.

Untuk menjadi Staf Dokumentasi, Anda perlu memiliki minat yang kuat dalam pengelolaan informasi, ketelitian yang tinggi, dan kemampuan beradaptasi dengan teknologi informasi yang terus berkembang.

Tugas Staf Dokumentasi

Jobdesk umum Staf Dokumentasi mencakup berbagai aktivitas penting. Untuk memahami lebih lengkap, perhatikan uraian tugas berikut:

1. Menerima, menyortir, dan mencatat semua dokumen yang masuk.
2. Mengklasifikasikan dan mengindeks dokumen berdasarkan sistem pengarsipan yang telah ditentukan.
3. Menyimpan dokumen baik secara fisik maupun digital, memastikan keamanan dan kerahasiaannya.
4. Membuat dan memelihara sistem pengarsipan yang efisien dan mudah diakses.
5. Mencari dan mengambil dokumen sesuai permintaan.
6. Memeriksa kondisi fisik dokumen dan melakukan perawatan jika diperlukan.
7. Membuat laporan periodik terkait aktivitas pengelolaan dokumen.
8. Membantu dalam pengembangan dan implementasi sistem manajemen dokumen.
9. Melakukan digitalisasi dokumen untuk memudahkan akses dan penyimpanan.
10. Berkoordinasi dengan departemen lain terkait kebutuhan dokumen.

JOBDESK: Analis Pasar

Skill yang Harus Dimiliki Staf Dokumentasi

Keberhasilan sebagai Staf Dokumentasi sangat bergantung pada penguasaan sejumlah skill spesifik. Kuasai skill-skill berikut untuk meningkatkan daya saing Anda!

1. Kemampuan Pengarsipan dan Pengelolaan Dokumen

Skill ini merupakan inti dari pekerjaan Staf Dokumentasi. Anda perlu memahami berbagai metode pengarsipan, baik manual maupun digital, serta mampu mengaplikasikannya dengan efisien dan efektif. Pelajari berbagai sistem pengarsipan dan software manajemen dokumen untuk meningkatkan kemampuan ini.

Praktikkan berbagai metode pengarsipan pada dokumen pribadi atau bergabung dengan komunitas pengarsipan untuk meningkatkan pengalaman dan pemahaman.

2. Keterampilan Organisasi dan Administrasi

Kemampuan untuk mengorganisir dokumen dengan rapi dan sistematis sangat penting. Anda harus mampu mengklasifikasikan, mengindeks, dan menyimpan dokumen dengan cara yang mudah diakses dan dipahami. Keterampilan administrasi yang baik juga dibutuhkan untuk mengelola catatan dan laporan.

Latih kemampuan Anda dengan melakukan latihan manajemen dokumen dan administrasi secara teratur. Gunakan software manajemen tugas untuk membantu Anda dalam mengorganisir pekerjaan sehari-hari.

3. Kemampuan Menggunakan Perangkat Lunak dan Teknologi Informasi

Staf Dokumentasi modern dituntut untuk mahir menggunakan berbagai perangkat lunak dan teknologi informasi. Keahlian dalam Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), software manajemen dokumen (seperti SharePoint atau Google Drive), dan sistem basis data sangat penting.

Ikuti kursus online atau workshop untuk meningkatkan keterampilan teknologi informasi Anda. Eksplorasi berbagai software manajemen dokumen dan pelajari fitur-fiturnya.

4. Ketelitian dan Kemampuan Analisis

Ketelitian sangat penting untuk menghindari kesalahan dalam pengarsipan dan penyebaran informasi. Anda harus mampu memeriksa dokumen dengan cermat dan memastikan keakuratan informasi yang terkandung di dalamnya. Kemampuan analitis juga dibutuhkan untuk mengidentifikasi pola dan tren dalam data dokumen.

Latih ketelitian Anda dengan melakukan pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi. Lakukan latihan untuk meningkatkan kemampuan analitis Anda, misalnya dengan mempelajari analisis data dasar.

5. Kemampuan Komunikasi dan Kerja Sama Tim

Staf Dokumentasi sering berinteraksi dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal perusahaan. Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan, sangat penting untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif. Kerja sama tim juga dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas secara efisien.

Tingkatkan kemampuan komunikasi Anda dengan berlatih presentasi dan menulis. Aktif berpartisipasi dalam kegiatan tim untuk meningkatkan kemampuan kerja sama.

6. Memahami Prinsip Keamanan dan Kerahasiaan Informasi

Ini sangat krusial karena Staf Dokumentasi berurusan dengan dokumen-dokumen sensitif. Anda harus memahami dan mematuhi berbagai kebijakan keamanan dan kerahasiaan informasi agar data perusahaan terlindungi.

Ikuti pelatihan atau seminar tentang keamanan informasi dan pelajari berbagai kebijakan kerahasiaan data.

Kualifikasi Profesi Staf Dokumentasi

Untuk menjadi Staf Dokumentasi, beberapa kualifikasi umum perlu dipenuhi:

• Minimal lulusan SMA/SMK atau sederajat, diutamakan Diploma atau Sarjana (D3/S1) di bidang Administrasi Perkantoran, Manajemen Informasi, atau bidang terkait.
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Mempunyai pengetahuan tentang sistem pengarsipan dan manajemen dokumen.
• Teliti, rapi, dan bertanggung jawab.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun tim.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
• Bersedia bekerja lembur bila diperlukan.
• Pengalaman kerja di bidang yang sama akan menjadi nilai tambah.

Kisaran Nominal Gaji Staf Dokumentasi di Indonesia

Gaji seorang Staf Dokumentasi di Indonesia bervariasi tergantung beberapa faktor, seperti pengalaman kerja, lokasi geografis, ukuran perusahaan, dan kualifikasi pendidikan. Secara umum, kisaran gaji Staf Dokumentasi pemula dapat berada di angka Rp 3.000.000 – Rp 5.000.000 per bulan.

Faktor-faktor seperti pengalaman kerja, keahlian dalam software khusus, dan kemampuan berbahasa asing dapat meningkatkan besaran gaji. Perusahaan besar atau multinasional biasanya menawarkan gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan kecil atau menengah.

Angka tersebut hanyalah estimasi. Untuk informasi gaji yang lebih akurat dan terkini, Anda dapat merujuk pada situs-situs pencarian kerja online atau platform data gaji terpercaya.

Mengenal Profesi Sejenis dari Staf Dokumentasi

Selain Staf Dokumentasi, beberapa profesi berikut memiliki kesamaan tugas dan tanggung jawab:

• Arsiparis: Bertanggung jawab atas pengarsipan dan pelestarian dokumen bersejarah atau penting.
• Administrator Perkantoran: Mengelola administrasi umum di kantor, termasuk pengelolaan dokumen.
• Manajer Informasi: Mengelola dan mengorganisir informasi dalam skala yang lebih besar.
• Sekretaris: Membantu pimpinan dalam berbagai tugas administrasi, termasuk pengelolaan dokumen.
• Data Entry Operator: Memasukkan data ke dalam sistem komputer, termasuk data dari dokumen.

JOBDESK: Analis Data

Kesimpulan

Profesi Staf Dokumentasi memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional suatu organisasi dengan memastikan aksesibilitas dan keamanan informasi. Meskipun terkesan sederhana, pekerjaan ini menuntut ketelitian, kemampuan organisasi yang baik, serta penguasaan teknologi informasi. Dengan skill dan kualifikasi yang tepat, prospek karir sebagai Staf Dokumentasi cukup menjanjikan.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang tertarik untuk berkarier sebagai Staf Dokumentasi. Selamat mengeksplorasi peluang dan tantangan yang ditawarkan profesi ini! Semoga informasi yang disajikan dapat membantu Anda dalam mengambil keputusan karir yang tepat.